Versie 2.1, Laatst bijgewerkt op 15/10/2020 Dit is de privacyverklaring (hierna de "Privacyverklaring") van CV Espace Juridique Advocaten, hierna “EJ Advocaten” genoemd (en elke advocaat verbonden aan CV EJ Advocaten) Via deze Privacyverklaring wensen wij jou zo goed als mogelijk te informeren over de wijze waarop wij jouw persoonsgegevens verzamelen en verwerken. Onze Privacyverklaring is van toepassing op alle relaties tussen ons enerzijds en onze klanten, leveranciers, partners, prospecten en tegenpartijen anderzijds. 1. Verwerkingsverantwoordelijke De verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens is EJ Advocaten. Contactgegevens: President Rooseveltplein 1, 8500 Kortrijk Telefoon: 056/22.51.66 Fax: 056/22/85.83 e-mail: info@ejadvocaten.be Wij beschouwen het recht op privacy als een van de meest fundamentele rechten en stellen daarom alles in het werk om jouw privacy optimaal te beschermen. Wij handelen in overeenstemming met de Verordening van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (hierna ook de "AVG") en met deze Privacyverklaring. Daarnaast omvat onze deontologie eveneens heel wat verplichtingen inzake de bescherming van persoonsgegevens. Tot slot kan uiteraard ook gewezen worden op het wettelijk verankerde beroepsgeheim waar elke advocaat door gebonden is. 2. Wat zijn persoonsgegevens? Persoonsgegevens zijn alle gegevens waardoor een natuurlijk persoon geïdentificeerd kan worden of identificeerbaar is. Hieronder vallen contactgegevens zoals uw naam en e-mailadres, maar ook gebruiksgegevens van sociale media account, uw IP adres, uw voorkeuren, financiële gegevens, gevoelige gegevens,… 3. Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom? Als advocatenkantoor verzamelen en verwerken wij verschillende categorieën van persoonsgegevens, zoals onder meer identificatie- en contactgegevens, financiële gegevens, familiale gegevens, gegevens over jouw strafrechtelijk en gerechtelijk verleden, gegevens over jouw professionele loopbaan, etc…. Deze persoonsgegevens kunnen betrekking hebben op jou in jouw hoedanigheid van klant of leverancier van ons kantoor, maar ook op jou als zakelijke relatie van één van onze klanten. Een concrete opsomming geven van alle persoonsgegevens die verwerkt worden is niet mogelijk. Afhankelijk van elk dossier zullen namelijk steeds andere gegevens verwerkt worden. De volgende lijst is dan ook louter illustratief en niet exhaustief: Algemene persoonsgegevens: - Voor- en achternaam - Geslacht - Adresgegevens - Ondernemingsnummer - Telefoonnummer - E-mailadres - Overige persoonsgegevens die u ons verstrekt of die ons verstrekt worden door derde partijen binnen de uitoefening van onze opdracht. ​ Mogelijks verwerken wij in het kader van onze aangeboden diensten volgende gevoelige persoonsgegevens: - financiële gegevens zoals rekeninguittreksels, bankrekeningnummer, jaarrekeningen... - gegevens van minderjarigen Mogelijks verwerken bij in het kader van onze aangeboden diensten bijzondere persoonsgegevens: - strafrechtelijk verleden, feiten of veroordelingen - gegevens van personen jonger dan 16 jaar - persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid. Wij verzamelen en verwerken zowel persoonsgegevens die rechtstreeks door jou aan ons worden verstrekt, als gegevens die wij via een andere weg, bijvoorbeeld via een openbare bron, bekomen. Merk op dat elke verwerkingsverantwoordelijke die gebonden is door beroepsgeheim niet gebonden is tot het meedelen van gegevens die in het kader van beroepsgeheim vertrouwelijk moeten blijven. Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde gegevensverwerking of zgn. "profiling". Jouw persoonsgegevens worden door ons verwerkt met het oog op het bereiken van verschillende doelen, waaronder het voeren van onze algemene en financiële administratie, het beheer van ons klanten- en leveranciersbestand, het verschaffen van een correcte dienstverlening en de goede uitvoering van onze overeenkomsten. EJ Advocaten draagt dataminimalisatie hoog in het vaandel en zal er op toezien dat niet meer gegevens dan nodig worden verwerkt. 4. Op basis van welke rechtsgronden verwerken wij jouw persoonsgegevens 4.1 Verwerkingsgronden: We gebruiken mogelijk uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: Wettelijke en deontologische verplichting: Om te voldoen aan de verplichtingen die worden opgelegd aan de Verwerkingsverantwoordelijke in het kader van wettelijke en administratieve verplichtingen; Om te voldoen aan de bepalingen opgenomen in het gerechtelijk wetboek, deontologische code, de witwaswet en fiscale en boekhoudkundige verplichtingen. Deze opsomming is niet limitatief en kan onderhevig zijn aan veranderingen. Noodzakelijk voor de uitvoering van haar overeenkomst: Pre-contractuele fase: Contacteren, reageren op een verzoek, onderhandelen; Verstrekken en/of opvragen van informatie in het kader van het sluiten van een overeenkomst; Opmaken van overeenkomsten; Contractuele fase: Klantenbeheer Leverancierbeheer Uitvoeren van de contractuele opdracht Gerechtvaardigd belang: Verdedigen van de belangen van onze cliënten (in rechte), maar ook voor andere gerechtvaardigde belangen die wij of onze cliënten, leveranciers of andere derden kunnen hebben bij het verwerken van de persoonsgegevens. Het versturen van een nieuwsbrief naar bestaande cliënten. Het garanderen van de veiligheid van zowel de persoonsgegevens die wij verwerken als van het kantoor . Algemeen belang: Om te voldoen aan de Witwaswetgeving. Toestemming: Het versturen van een nieuwebrief naar niet-cliënten. Het gebruik van cookies (zie cookie policy voor meer details). Het gebruik van foto’s op onze website en sociale media pagina’s. 4.2 Wijze van verwerken Uw gegevens worden steeds vertrouwelijk behandeld, niet verhandeld, verkocht, verhuurd of doorgegeven aan derden buiten de contractuele relatie of een specifieke opdracht. De gegevens worden steeds bewaard binnen de EU. Om haar diensten te kunnen aanbieden laat de Verwerkingsverantwoordelijke zich mogelijks bijstaan door een selectief aantal verwerkers. Indien zij toegang hebben tot uw persoonsgegevens wordt met hen de nodige garanties bekomen overeenkomstig de GDPR. Eveneens kunnen in het kader van de uitvoering van de contractuele opdracht gegevens gedeeld worden met de partijen in de procedure of hun raadsman, de rechtbank, notarissen, gerechtsdeurwaarders, gerechtsexperts, overheidsinstanties, gegevensbeschermingsautoriteit,…. Wij verwerken persoonsgegevens die rechtstreeks door u aan ons worden verstrekt, evenals gegevens die wij via een andere weg, zoals een openbare bron of een andere partij in een dossier bekomen. De confidentialiteit van uw gegevens is belangrijk voor ons. Daarenboven is een advocaat gebonden aan een strikt bepaald beroepsgeheim. Uw gegevens zullen nooit verhandeld, verkocht, verhuurd of doorgegeven worden aan derden, niet-verwerkers indien hiertoe geen wettelijke verplichting bestaat. In zeldzame gevallen kan het voorkomen dat de Verwerkingsverantwoordelijke uw Persoonsgegevens ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving moet onthullen. De Verwerkingsverantwoordelijke zal in redelijkheid pogen u van tevoren dienaangaande te informeren, tenzij een en ander aan wettelijke beperkingen onderhevig is. De persoonsgegevens worden door de Verwerkingsverantwoordelijke verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking. Daarna zullen uw gegevens gewist worden of geanonimiseerd. 4.3 Hoe lang houden wij jouw persoonsgegevens bij Wij houden jouw persoonsgegevens zo lang bij als vereist is om te voldoen aan onze wettelijke en/of deontologische verplichtingen, om onze diensten op een correcte manier te verlenen of omdat we een gerechtvaardigd belang hebben om jouw persoonsgegevens (langer) bij te houden. Zo hebben wij er belang bij jouw persoonsgegevens te bewaren zolang wij burgerrechtelijk aansprakelijk gesteld kunnen worden. 5. Veiligheidsmaatregelen De Verwerkingsverantwoordelijke heeft veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak, om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de niet-toegestane toegang of de kennisgeving per vergissing aan derden van persoonsgegevens verzameld te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens. Hierbij werd bijzondere aandacht besteedt aan de beveiliging van de computersystemen waarbij onder andere gebruik wordt gemaakt van een up-to-date virusscanner en een streng wachtwoordmanagement, evenals aan awareness van de verschillende advocaten en medewerkers in het kantoor. In geen geval kan “EJ Advocanten” aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van uw persoonsgegevens. 6. Rechten van de betrokkenen U hebt het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van uw persoonsgegevens, alsook van het gebruik dat de Verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens maakt. 6.1 Recht van verbetering, verwijdering en beperking U bent vrij om uw persoonsgegevens al dan niet mee te delen aan de Verwerkingsverantwoordelijke. Daarnaast heeft u steeds het recht om de Verwerkingsverantwoordelijke te verzoeken uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen. U erkent dat bij weigering van mededeling of verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens, bepaalde diensten mogelijks niet leverbaar zijn. U mag eveneens vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken. 6.2 Recht van verzet U beschikt over een recht van verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen. Daarnaast hebt u steeds het recht om u te verzetten tegen het gebruik van persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing; in dergelijk geval hoeft u zelfs geen redenen op te geven. 6.3 Recht van vrije gegevensoverdracht U beschikt over het recht om uw persoonsgegevens die door u verstrekt zijn aan de Verwerkingsverantwoordelijke in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te laten dragen. 6.4 Recht van intrekking van de toestemming Voor zover de verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht om die toestemming in te trekken. 6.5 Uitoefening van uw rechten U kan uw rechten uitoefenen door de Verwerkingsverantwoordelijke daartoe te contacteren, hetzij per e-mail naar *@ejadvocaten.be, per post naar 8500 Kortrijk, President Rooseveltplein 1. Gelieve steeds een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart toe te voegen of een soortgelijk document bij de aanvraag, zodat u voldoende geïdentificeerd kan worden. Deze gegevens zullen enkel ter identificatie gebruikt worden en erna gewist worden. 6.6 Automatische beslissingen en profiling De verwerking van de persoonsgegevens van u omvat geen profiling en zal door de Verwerkingsverantwoordelijke evenmin aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen. 6.7 Recht om klacht in te dienen U over het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail: contact@apd-gba.be. Dit laat een voorziening voor een burgerlijke rechtbank onverlet. 7. Wijzigingen De Verwerkingsverantwoordelijke behoudt zich het recht voor om dit privacybeleid op enig moment te wijzigen door kennisgeving hiervan aan gebruikers op deze pagina. We raden u aan om deze pagina vaak te controleren op eventuele wijzigingen. De datum van de laatste wijziging wordt onderaan de pagina aangegeven. Als een gebruiker bezwaar heeft tegen enige wijziging in het beleid, dient de gebruiker dit webplatform niet verder te gebruiken. Hij kan de Verwerkingsverantwoordelijke verzoeken om de persoonsgegevens te verwijderen. Tenzij anderszins wordt aangegeven, is het op dat moment geldige privacybeleid van toepassing op alle persoonsgegevens die de Verwerkingsverantwoordelijke over gebruikers heeft opgeslagen.